Website für Zahnarztpraxen mit Terminvergabe und Preisliste

In Ihrem Kalender liegen drei Sorten von Terminen nebeneinander: die geplanten Kontrollen, die Akutzeiten, die frei bleiben müssen, und die Recalls, die jemand von Hand hinausschickt. Verwaltet wird das alles an derselben Anmeldung, an der gleichzeitig das Telefon klingelt und jemand seine Karte hinlegt.

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Die Website läuft auf Ihrer eigenen Domain, mit SSL, Hosting und nächtlichen Sicherungen in jedem Plan. Von 49 € bis 199 € im Monat zuzüglich Mehrwertsteuer.

Drei Vorgänge, die jede Woche Zeit kosten

Hier geht es ausschließlich um Organisation: um die Vergabe von Terminen, um Erinnerungen und darum, was auf der Seite steht, bevor jemand zum Hörer greift.

Von zehn bis elf bleibt der Stuhl leer

Der Termin war seit vier Monaten vereinbart, und erschienen ist niemand. Angerufen hat auch niemand, denn eine Absage kostet Überwindung und ein Nichterscheinen kostet gar nichts.

Eine Stunde, die vier Monate lang blockiert war, lässt sich um zehn nicht mehr besetzen. In der Buchhaltung taucht das nie als Verlust auf, sondern nur als ein ruhiger Vormittag, an dem trotzdem alle da waren und bezahlt wurden.

Die Akutzeit, die niemand findet

Sie halten jeden Tag zwei Zeiten frei, damit kurzfristig etwas möglich ist. Wer davon weiß, ruft an. Wer davon nicht weiß, sucht abends im Netz, findet nur Sprechzeiten und probiert es bei der nächsten Praxis.

Am Ende des Tages ist eine der beiden Zeiten ungenutzt geblieben, und gleichzeitig standen um halb neun drei Leute an der Anmeldung, die genau diese Zeit gebraucht hätten.

Der Recall aus einer Tabelle

Zweimal im Jahr sitzt jemand aus dem Team an einer Liste und arbeitet sie ab: anrufen, notieren, morgen noch einmal versuchen. Das dauert Tage, und der Erfolg hängt davon ab, wer wann erreichbar war.

Wer nicht ans Telefon geht, bleibt auf der Liste stehen und ist im nächsten Jahr immer noch dort, ohne dass jemand sagen könnte, woran es lag.

Vier Bausteine für die Terminorganisation

Alles darunter betrifft Verwaltung: den Kalender, die Ressourcen der Praxis, die Erinnerungen und die Liste der Positionen mit ihren Preisarten.

Jeder Eintrag bringt seine eigene Dauer mit

Ein Erstbesuch braucht bei Ihnen länger als eine Kontrolle, und die Vergabe rechnet mit dieser Dauer, statt den Tag in gleich große Kästchen zu teilen. Wer online bucht, wählt zuerst die Art des Termins und sieht danach nur die Zeiten, in die sie hineinpasst.

Welche Arten überhaupt online vergeben werden, entscheiden Sie. Alles andere bleibt der Anmeldung vorbehalten.

Zimmer, Stühle und Personen sind Ressourcen

Drei Behandlungszimmer und vier Personen ergeben nicht sieben gleichzeitige Termine, sondern das, was tatsächlich zusammenpasst. Sie hinterlegen Räume, Geräte und Mitarbeitende einzeln und verbinden jede Terminart mit dem, was sie braucht.

Ein Termin wird dann nur angeboten, wenn Raum und Person zur selben Uhrzeit verfügbar sind, und nicht, weil im Kalender eine Zeile frei aussieht.

Recall und Erinnerung laufen ohne Liste

Nach der Vergabe geht die Bestätigung mit Datum, Uhrzeit und Anschrift heraus, am Tag davor die Erinnerung. Bei einem Termin, der vor einem halben Jahr vereinbart wurde, ist genau das der Punkt, an dem sich noch etwas ändern lässt.

Über E-Mail ist es in jedem Plan enthalten. SMS lässt sich als vorausbezahltes Zusatzpaket ergänzen, wenn Sie darüber zuverlässiger ankommen.

Die Preisliste steht dort, wo gesucht wird

Jede Position bekommt eine Preisart: Festpreis, Ab-Preis, Stundensatz oder Angebot. Was vom Umfang abhängt, steht als Ab-Preis oder als Angebot, sodass Sie sich nicht auf eine Zahl festlegen, die im Einzelfall nicht stimmt.

Wer vor dem Anruf wissen will, was ein Erstbesuch kostet, findet es auf der Seite, statt zuerst mit der Anmeldung darüber zu sprechen.

So kann die Liste der Terminarten aussehen

Bezeichnungen und Beträge legen Sie fest. Hier geht es nur darum, welche Preisart neben welcher Zeile steht und welche Zeile eine eigene Dauer braucht.

Leistung Preisart
Erstbesuch Längere Dauer als eine Kontrolle Festpreis
Kontrolltermin Festpreis
Folgetermin Festpreis
Akuttermin am selben Tag Aus den täglich frei gehaltenen Zeiten Ab-Preis
Termin nach Heil- und Kostenplan Umfang und Dauer stehen vorher fest Angebot
Termin für Kinder Festpreis

Die Positionen lassen sich in Gruppen ordnen, etwa Vorsorge, Akut und Verwaltung, mit eigenen Preisarten je Gruppe.

Organisatorische Fragen aus Zahnarztpraxen

Nur die, die Sie dafür freigeben. Alles andere bleibt der Anmeldung vorbehalten und taucht im Netz gar nicht auf, sodass die Steuerung des Kalenders bei Ihnen bleibt.

Legen Sie den Akuttermin als eigene Art an und geben Sie ihn nur für den laufenden und den folgenden Tag frei. Dann bleibt die Zeit im Vorlauf gesperrt und ist kurzfristig auffindbar.

Über den persönlichen Link kann verlegt oder abgesagt werden, bis zu der Frist, die Sie festlegen. Die frei gewordene Zeit steht danach sofort wieder zur Verfügung.

Räume und Personen werden einzeln hinterlegt, mit eigenen Arbeitszeiten je Woche. Wer im Urlaub ist, wird nicht angeboten, und ein Zimmer kann nicht doppelt belegt werden.

Die bestehende Seite lässt sich einlesen, damit Texte, Sprechzeiten und Wege nicht neu geschrieben werden müssen. Danach ändern Sie Inhalte selbst, indem Sie auf der Seite auf die Stifte klicken.

Vier Stufen zwischen 49 € und 199 € im Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. In jeder Stufe stecken die eigene Domain, SSL, Hosting, nächtliche Sicherungen und Support; SMS wird als Paket vorausbezahlt.

Terminvergabe, Recall und Preisliste an einer Stelle

Beschreiben Sie die Praxis kurz, oder verweisen Sie auf Ihre bisherige Seite. Daraus entsteht ein Entwurf mit Terminarten, Preisarten und Kalender, den Sie anschließend über die Stifte direkt auf der Seite anpassen.

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